Prenotazioni
È un modulo articolato e potente, che consente di
gestire la fase di acquisizione delle prenotazioni che costituiscono la
prima fase di inserimento degli impegni (ordini da cliente) in diverse
modalità.
È rivolto agli editori, alle società di promozione,
ai distributori, ai grossisti.
Indipendentemente dalle modalità operative e dalle
dimensioni della azienda, questa procedura consente di acquisire in
modo automatico, controllato e sicuro gli impegni dei clienti, per poi
elaborarli nelle fasi successive.
Le funzioni
principali previste sono:
· Preparazione cedole, campagne
· Inserimento di prenotazioni dagli agenti (anche
remoti)
· Importazione di prenotazioni da file strutturati
· Gestione e controllo di prenotazioni
· Esportazione di prenotazioni verso terze parti
· Creazione diretta di prenotazioni
Cedole novità e campagne
Si possono predisporre cedole novità e campagne, o
comunque insiemi di titoli organizzati.
La cedola ha un periodo di validità, ed uno stato
(in preparazione, attiva, chiusa).
Si possono gestire la condizioni commerciali
(sovrasconti, dilazioni) per cedola o per titolo.
Si possono inserire titoli in preparazione, senza
codice definitivo.
Inserimento
prenotazioni da agenti
Da una apposita procedura molto semplice e veloce è
possibile inserire le prenotazioni dei clienti da parte di agenti anche
in remoto.
Ogni agente accede alle sue cedole, può operare
solo sui propri clienti, ed eventualmente operare solo sui titoli di
sua competenza.
Selezionando una cedola ed un cliente, si imputa la
prenotazione inserendo soltanto le quantità ed eventualmente le
tredicesime, i sovrasconti e le dilazioni.
Dalla stessa maschera possono essere inseriti anche
i rifornimenti, cioè prenotazioni di titoli non inclusi in nessuna
cedola.
Importazione
prenotazioni
È possibile importare automaticamente prenotazioni
da clienti in modo veloce e preciso se è disponibile un file
strutturato.
L’importazione, dopo la configurazione iniziale,
avviene in modo completamente automatico.
Tutti gli errori o i dati mancanti o imprecisi
vengono segnalati ed è possibile intervenire manualmente per correggere
eventuali imperfezioni.
Sono disponibili diverse importazioni predefinite,
ed altre si aggiungeranno man mano.
A titoli di esempio si possono effettuare
importazioni dai file di:
· Messaggerie Libri
· Librerie Feltrinelli
· Formato Infolib
Dal sito dell’editore (in formato standard Infolib
o personalizzato)
Prenotazioni
Da una apposita maschera si possono inserire
direttamente le prenotazioni, oppure visualizzare e gestire
contemporaneamente le prenotazioni derivanti da cedole, campagne e
rifornimenti degli agenti, o da importazione automatica di qualsiasi
tipo.
Tutte le prenotazioni possono essere selezionate,
ordinate, modificate, etc. singolarmente o a gruppi.
Il sistema effettua automaticamente alcune
operazioni:
Controllo della conformità alle condizioni
commerciali per cliente / titolo. In caso di non conformità la
prenotazione viene bloccata, ma è possibile forzarla
Controllo dei blocchi commerciali. I titoli in
blocco commerciale vengono posti in stato sospeso, e possono essere
sbloccati con l’intervento manuale dell’operatore.
Controllo dei blocchi di stato. Per ogni stato del
titolo (tipicamente per fuori catalogo, esaurito, ristampa, ma non
solo) è possibile stabilire un blocco ed una modalità (blocca sempre,
avvisa solo, etc.). I titoli bloccati possono essere forzati
manualmente.
Per ogni riga di prenotazione è possibile definire:
Cliente destinatario della merce e cliente
committente (intestatario della fattura).
Condizioni di vendita: sconto base e sovrasconti
fisso, sconto fiscalizzato o defiscalizzato, diritto alla tredicesima.
Condizioni di fornitura: tipo fornitura, condizioni
di pagamento, giorni di back-order.
I magazzini coinvolti.
Una volta elaborate le prenotazioni possono seguire
due strade:
Possono essere esportate; ad esempio per una
società di promozione vengono automaticamente smistate all’editore o al
distributore.
Possono generare automaticamente impegni effettivi.
Esportazione
prenotazioni
Ogni singola riga può essere inserita in un file
del formato richiesto dal destinatario dell’impegno.
Una volta configurato il sistema, l’esportazione è
completamente automatica.
Al momento sono disponibili alcune esportazioni:
- In formato Infolib che consente lo scambio tra
sistemi dotati di Infolib, o che ne adottino lo standard.
- In formato Promotel, per Messaggerie Libri.
Creazione impegni
Tutte le righe di prenotazioni non destinate ad
essere esportate possono generare automaticamente impegni interni al
sistema, che successivamente danno luogo a note di prelievo o
direttamente DDT o fatture.
Le righe possono essere selezionate singolarmente o
in gruppo; si possono modificare i criteri di raggruppamento, i tipi
documento da generare, le serie dei documenti, le date dei documenti.
È possibile visualizzare l’anteprima dei documenti
che verranno generati.